L’audit ai sistemi di gestione è finalizzato ad identificare le criticità dei un Sistemi di Gestione.
È un’attività sistematica, documentata e imparziale che ha lo scopo di verificare la conformità ai requisiti, dimostrata tramite evidenze oggettive raccolte per mezzo di colloqui con il personale, analisi di documenti, osservazione diretta dello svolgimento delle attività.
Obiettivo degli audit è illustrare in quali ambiti i Sistemi di Gestione richiedano ottimizzazione e misurarne l’efficacia e l’efficienza.
In funzione del campo di applicazione gli audit possono essere:
audit di prodotto: è la verifica che prodotti o servizi siano conformi ai requisiti del cliente e/o alle normative cogenti applicabili.
audit di processo: è la verifica che un determinato processo rispetti le caratteristiche indicate nella specifica del processo stesso.
audit di sistema: valuta tutti gli elementi di un sistema di gestione per ciò che riguarda la sua applicazione ed efficienza. Si valuta la documentazione del sistema per evidenziare gli spunti di miglioramento.
In funzione del rapporto contrattuale gli audit possono essere:
di prima parte: sono le verifiche interne condotte da personale interno all’organizzazione addestrato allo scopo;
di seconda parte: sono verifiche condotte sui fornitori con personale appositamente addestrato;
di terza parte: sono le verifiche di certificazione condotte da un organismo di certificazione indipendente ed accreditato.
L’attività di auditing può estendersi al contesto dell’organizzazione ovvero ai fattori interni (collaboratori, risorse, infrastruttura,…) ed esterni (struttura della clientela, posizionamento sul mercato…), e deve essere condotta a frequenze stabilite da persone qualificate che soddisfino requisiti di imparzialità, indipendenza, integrità e competenza. L'approccio per processi e l’analisi basata sul rischio (risk based) consente di valutare l'adeguatezza e funzionalità dei Sistemi di gestione e di presidiare i rischi che possono intaccare e compromettere la capacità di raggiungimento degli obiettivi.
Un audit ai Sistemi di Gestione serve per:
sottoporre le aree aziendali a verifica da parte di una persona qualificata ed imparziale
controllare l’aderenza di quanto esaminato alle norme di riferimento
controllare il rispetto delle procedure di riferimento e l’adeguatezza delle stesse al contesto dell’organizzazione
verificare l’efficacia e l’efficienza dei processi
individuare le opportunità di miglioramento
ottenere informazioni a supporto delle scelte direzionali
verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi da parte dell’organizzazione
stabilire la conformità degli elementi del Sistema di Gestione rispetto ai requisiti specificati
stabilire l’efficacia del Sistemi di Gestione attuato per conseguire gli obiettivi specificati
fornire opportunità di miglioramento
valutare un fornitore in relazione ai rapporti contrattuali
verificare che il Sistema di Gestione continui a soddisfare i requisiti e sia attuato.
